Kommunikáció a projektekben

A sikeres projektmenedzsment alapja a kiváló kommunikáció, hiszen a projekt lényege, hogy változásokat generál és a projekt által érintetteket – legyenek ők aktív részesei vagy passzív alanyai a projektnek – át kell vezetni ezeken a változásokon. Ma már köztudott, hogy a mindennapos kommunikációnk során az első benyomás szempontjából a hallgatóságunkra 55 százalékban a testbeszédünk és az előadásmódunk hat, 38 százalékban a hanghordozásunk és csak 7 százalékban az, amit mondunk, a puszta szavak.

A tréning rendkívül intenzív, gyakorlatias tréningprogram, amely az előadások sikerességének mindkét fontos tényezőjével foglalkozik: a mit mondjunk, és a hogyan mondjuk kérdésével is. A tréning során videofelvételes gyakorlat, elemzés és személyre szabott tanácsadás teszi lehetővé, hogy a résztvevők kialakítsák professzionális, ugyanakkor egyéniségükhöz illő prezentációs stílusukat.

A tréninget mindazoknak ajánljuk, aki vezetőként vagy a projekt tagjaként, vagy a projektet magába foglaló szervezet kommunikációjáért felelős munkatársaként a projektek kommunikációjának előkészítésében, megtervezésében és lebonyolításában érdekeltek.

1. modul - Értelem és érzelem a kommunikációban

A projektek „racionális” oldalának, azaz a projekt céljának és terjedelmének (műszaki specifikáció) pontos meghatározása létfontosságú a projekt szempontjából. Ugyanakkor a műszaki tartalom egyeztetése, a részletek kidolgozása egy hosszú folyamat, mert a résztvevők nem mind szakemberek: gyakran a megrendelő pont azért hív szakembert a projektbe, mert ő nem ért hozzá. Ez a hozzá-nem-értés azonban nehezíti a műszaki tartalom pontos meghatározását, annak árazását, a meg-állapodást.

Ugyanakkor a projekt fent leírt, racionális, mérhető és számolható elemekkel alátámasztott meghatározását sok-sok érzelmi elem árnyalja. Érdekek ütköznek, a projektben résztvevő és érdekelt felek („stakeholderek”) motivációja más, így a projektben nem csak racionális témák miatt alakulnak ki konfliktusok, hanem érzelmi konfliktusok tömkelege is nehezíti a résztvevők mindennapi munkáját.

Mindezeket a racionális és érzelmi, kisebb és nagyobb konfliktusokat t a projekten belül zajló kommunikáció előkészítésével, megtervezésével, a különböző egyszerű kommunikációs technikák alkalmazásával lehet fel- illetve megoldani. Az első modul, a tréning első napja erre fókuszol.

2. modul – Szerepek és szerepkörök, valamint az ebből fakadó motivációs elemek

A modul célja, hogy rámutasson azokra az interperszonális történésékre, amelyek a projekt ideje alatt a projekt-team-ben lezajlanak és körbejárja a projektben résztvevő személyek szerepét és az ebből fakadó viselkedés-módokat. A tréning második napján a projektben résztvevő szakemberek szerepeit és szerepköreit vesszük górcső alá: Megvizsgáljuk, hogy ki és miért indít egy projektet? Ki dönt róla? Miért és hogyan zajlik a döntési folyamat? Hogyan válogatjuk ki a szakembereket és ők milyen motivációval vesznek részt a projektben: pénzért vagy hírnévért, referenciáért vagy muszájból? Ezen a szemüvegen keresztül láttatja a projekt-menedzseri és a projektben résztvevő munkatársak feladatait és készíti fel a résztvevőket arra, hogy eredményesen, ugyanakkor hatékonyan vezessék a projektjeiket vagy vegyenek részt a projektekben.

A nap során megismerjük a „belső ügyfél” fogalmát, rávilágítunk arra, hogy minden lánc olyan erős, mint a leggyengébb láncszeme, azaz rávilágítunk, hogy a projekt leggyengébb eleme – legyen az bárhol a projektben – fogja „romba dönteni” a projektet.

Ezeknek a szerepeknek és szerepköröknek, az érintettek motivációjának a megismerése révén a tréning során megtanuljuk, hogy melyek azok az alapvető kommunikációs / menedzsment technikák, amelyekkel munkatársak projektbeli tevékenységeit támogatni tudjuk. A résztvevők így képessé válnak a projektben zajló interakciók tudatos áttekintésére és ennek ismeretében egy, az adott célnak megfelelő interakció / kommunikáció kialakításra.

• A projektmenedzsmentről általában
• Projektmenedzsment-funkciók / A „stakeholder” – a sikeres projekt lelke
• Az előkészítés fázisa- a projekt meghatározása
• A projekt célrendszere és a siker definíciója – Értelem és érzelem
• A „cél – költség – idő – minőség” egyensúly
• Szervezeti kérdések
• A projekt csoport és a szervezet kapcsolata – Motivációs elemek
• A (projekt)vezető szerepe
• Konfliktusok és kezelésük
• Kommunikáció a projekten belül
• Kommunikáció a menedzsmenttel és a megrendelőkkel
• Jelentési technikák, beszámolási rendszer
• Lehetséges problémák
• Döntéshozatal és problémamegoldás
• A projektzárás és a projektértékelés elemei / Teljesítményanalízis

A tréninget követően cégre, program- vagy projektirodára, illetve egyénre szabott coaching és team-coaching üléseken mód van a tanultaknak konkrét, az adott csapat vagy egyén projektjeibe való beillesztésére vagy az esetleges elakadások/problémák megoldására.