Értekezletvezetés offline/online/hibrid

A tréning célja a hatékony értekezletek előkészítésével, szervezésével és lebonyolításával, továbbá a kapcsolódó dokumentáció folyamatával kapcsolatos ismeretek megismertetése. A résztvevők az értekezleten észlelhető csoportfolyamatok megismeréséhez és kezeléséhez is kapnak hasznos ismerteket, így elérhető, hogy a munkatársak értekezleteken töltött idejük a lehető legjobban hasznosuljon.

A személyesen tartandó értekezletek mellett a kurzus kiemelt figyelmet fordít az online, illetve hibrid módon szervezendő megbeszélések sajátosságaira, illetve sikeres és eredményes kivitelezésével kapcsolatos ismeretek megosztására, begyakorlására.

A technológiák fejlődésével napjainkban a korábban jellemzően személyesen tartott találkozók mellett egyre fontosabb szerepet kap az online térben történő szereplés, legyen szó prezentációk tartásáról, megbeszéléseken történő részvételről. Az itthon aktív jelenléttel bíró nemzetközi cégek, szolgáltató központok, illetve a külpiacokon terjeszkedő magyar középvállalatok körében a költséghatékonyság mellett a pragmatizmust is szem előtt tartva jut egyre jelentősebb szerep az online térben tartandó megbeszéléseknek.

Programunk célja, hogy az résztevők korábbi ismereteire építve közösen ismerkedjünk meg a személyesen, hibrid módon, illetve online tartandó megbeszélések sikerkritériumaival, az adott médium sajátosságaiból fakadó lehetőségekkel és korátokkal, továbbá azon gyakorlati módszertani eszközökkel, melyek segítségével sikeres megbeszéléseket vezethetünk.

A kurzus interaktív, a résztvevők által hozott saját példák feldolgozására (is) épít – így támogatva a megszerzett tudás mindennapokba történő mihamarabbi beépülését.

A programot ajánljuk mindenkinek, akik szeretnék, hogy az általuk szervezett, vezetett megbeszéléseken a meghatározott időkereten belül minden felmerült téma megnyugtatóan záruljon. Akiknek fontos, hogy a tárgyalandó tartalom az adott médiumnak megfelelő formában jelenhessen meg. Azoknak, akiknek fontos, hogy a hatáskörükbe tartozó megbeszélésekre a meghívottak szívesen jöjjenek el / jelentkezzenek be, és az eredmények mellett lehetőség szerint jó hangulatban, világos akciótervekkel és pozitív élményekkel távozzanak.

A tréninget követően a résztvevők tisztában lesznek a személyesen, hibrid módon, illetve online tartandó megbeszélések sikerkritériumaival, kerülendő buktatóival. Ismereteket szereznek arról, hogyan lehet érdemes a résztvevők körét és a tárgyalandó témakörök jellegét, mennyiségét felépíteni, az egyes megbeszéléstípusok milyen szereposztást, szerepértelmezést igényelnek. A résztvevők megtanulják, hogyan szerepeljenek a „kamera” előtt és mögött, hogyan, milyen módszertani szempontok figyelembevételével állítsák össze a diasort, hogyan vonják be, kössék le a résztvevők figyelmét. A jó hangulat mellett hogyan vezessék a résztvevőket, a hatékonyságot és eredményességet is szem előtt tartva. A delegáló cégek előnye, hogy a kurzuson résztvevő munkatársaik tudatosabban állnak a megbeszélésekhez, lehetőség szerint az alkalomhoz, feladathoz, elérendő célhoz leginkább illeszkedő formát, illetve médiumot tudják kiválasztani, ezáltal is növelve a megbeszéléseken töltött idő hatékonyságát.

A sikeres és hatékony megbeszélések keretei, főbb jellemzői

• A hatékony megbeszélések jellemzői
• Sikerkritériumok
• Lehetséges megbeszélésvezetői szerepek
• Moderátor, facilitátor, vagy mediátor? Főbb jellemzők és különbségek
• Résztvevők: kötelező és opcionális résztvevők, kiválasztási – meghívási megfontolások például: létszám, összetétel, tárgyalandó témák mennyisége, jellemzői, sorrendje
• Személyes, ONLINE és hibrid tartandó megbeszélések jellemzői, sajátosságai

Az online tér adta lehetőségek és korlátok, avagy mire érdemes figyelnünk

• A hatékony online megbeszélések előfeltételei
• Kezdés, figyelemfelkeltés lehetőségei, korlátjai
• Napirend, szerepek, elvárások és elvárt eredmények tisztázása – folyamatos résztvevői bevonás mellett
• Képernyő használata: milyen formában, milyen tartalommal?
• Az előadó és a tartalom szakmai és formai összhangja – résztvevői nézőpontból
• A résztvevői interakció fontossága, megszólítás, bevonás és a figyelem – aktivitás fenntartásának eszközei
• Kérdezéstechnika és a visszajelzések eszközei
• Mikor, mi alapján s kinek adjuk meg a szót?
• Diasor: módszertani szempontok: pl. vizuális felépítés, szöveg, képek – belső arányok, továbbá tipikus hibák, amiket érdemes elkerülnünk
• Dinamika, avagy mennyi időt érdemes szánni egy – egy témára
• Tipikus helyzetek, melyek nehézséget okozhatnak: pl. hogyan vezessünk végig hallgatóságunkat összetettebb mondandó esetén, mit tegyünk viták esetében
• Zárás, eredmények, vonatkozó adminisztráció – avagy mit tegyük a megbeszélést követően?

Az értekezlet, mint folyamat

• Előkészítés, ráhangolódás
• Résztvevői kör meghatározása, meghívása
• Dokumentáció elkészítése
• Napirend összeállítása
• Vélemények felszínre hozása, összegyűjtése
• Értékelés
• Megegyezés
• Lezárás
• Dokumentálás
• Értéktelés és utánkövetés

A tréningen történt részvételt követően lehetőség van kiscsoportos / egyéni konzultáció keretei között az átbeszélt megközelítések, technikák gyakorlatban történt alkalmazása során szerzett tapasztalatokat közösen elemezni, a nyitott pontokra közösen megoldást találni. Ennek formája igény szerint lehet egyéni / csoportos coaching, vezetett workshop, illetve tanácsadás is.

Szintén lehetőség „shadow coaching” keretei között a résztvevő által tartott megbeszélésen / megbeszéléseken megfigyelőként részt venni, melyet részletes elemzés, visszajelzés követ. Ezen lépést 2-4 hetente, 2-3 körben javasolt megismételni annak érdekében, hogy a legyen időközben lehetőség és alkalom az átbeszélt javaslatok kipróbálására, illetve visszamérésére, finomhangolására.