Nem mindegy, hogy valaki sokat vagy hatékonyan dolgozik
A legtöbb ember a munkahelyén ugyanazokkal a kihívásokkal küzd nap mint nap: nehéz a kollégákkal együtt dolgozni, mert nem olvassák a leveleinket, sokat kell túlórázni, gyakran megzavarják az embert munka közben... Napjainkban viszont akár már személyesen is meggyőződhetünk róla, hogy mik akadályoznak minket a hatékony munkavégzésben, és milyen módszerekkel és trükkökkel növelhetjük saját hatékonyságunkat.
Az Office 365 amellett, hogy elérhetővé teszi az Office legnépszerűbb alkalmazásait, mint például az Outlook, a Word, az Excel, a PowerPoint, akár egy böngészőből, számos más szolgáltatást is nyújt, melyek megkönnyítik számunkra a levelezést, a céges kommunikációt, a projektek menedzselését, a folyamatok automatizálását és még sok minden mást. Az pedig, hogy ezek a szolgáltatások a háttérben mind összeköttetésben állnak egymással számos járulékos előnnyel jár.
Amennyiben a Microsoft által üzemeltetett felhő alapú, üzleti hatékonyságot növelő szolgáltatást, az Office 365-öt használjuk, érdekes dolgokat tudhatunk meg például munkavégzési szokásainkról a Microsoft MyAnalytics szolgáltatásának segítségével. Ez az alkalmazás nem tesz mást, mint összegyűjti a különböző Microsoft szoftverek és szolgáltatások használatának adatait, és ezeket különböző riportok formájában prezentálja nekünk. Ezekből megtudhatjuk, hogy ki mennyit túlórázik, mennyi időt töltött e-mailek feldolgozásával vagy éppen meetingekkel. Érdemes időről-időre ránézni ezekre a számokra, mert nagyban segíthetik a munkavégzés hatékonyságát.
Segítség az időgazdálkodásban
A munkanap mindenkinek 8 órából áll, éppen ezért nem mindegy, hogy azt hogyan használjuk. Lehetetlen úgy fókuszáltan dolgozni, ha folyamatosan odajönnek hozzánk kérdezgetni. A MyAnalytics riportja megmutatja, hogy a hét folyamán mennyi időt tudtunk úgy dolgozni, hogy nem volt meetingünk, nem nyitottunk meg e-mailt és nem válaszoltunk senkinek. Ha ezeknek a óráknak a száma kellőképpen magas, akkor az azt jelenti, hogy jól osztjuk be az időnket és kevés indokolatlan megszakítással dolgozunk. Például könnyen kiderülhet, hogy mivel folyamatosan és azonnal megnyitunk és megválaszolunk minden beeső mailt, lehetetlenné válik a koncentrált munkavégzés, és ez a munkahatékonyság rovására mehet. Ha ezt felismerjük, akkor könnyebb megoldást is találni erre, mondjuk tudatosan kijelölhetünk magunknak olyan időszakokat minden nap, amikor nem nyúlunk az Outlookhoz (bármennyire csábító is).
Minden meeting fontos?
A Myanalyticsben azt is pontosan láthatjuk, mennyi időt töltünk e-mailekkel a meetingjeink alatt. Ha ez a szám magas, akkor az vagy azt jelenti, hogy olyan megbeszélésekre járunk, ahol semmi keresnivalónk nem lenne, mert nem kell figyelnünk, vagy éppen azt, hogy ezek az alkalmak nem hatékonyak, mert mindenki e-mailezéssel foglalkozik közben.
Eredményes e-mailezés
Mindannyiunknak van egy kollégája, aki még arról is e-mailt ír, ha beérkezett az irodába. Az ilyen munkatársaknak érdemes javasolni, hogy ellenőrizzék a rendszerben, hányan olvassák el a leveleiket. Ha megfelelően priorizáljuk a leveleinket, akkor azok megnyitási aránya 95% felett kell hogy legyen, ha pedig valaki nem megfelelően választja meg, hogy mikor kell levelet írnia és mikor teljesen felesleges, akkor ez könnyen 70% alá is csökkenhet. A visszajelzés akkor is jól jöhet, amikor ellenőrizni szeretnénk, hogy egy általunk kiküldött meghívót vagy tájékoztatót mindenki megnyitott-e a címzettek közül. Amennyiben nem, akkor van lehetőségünk az illető(ke)t személyesen megkeresni, esetleg egy újabb e-mailben ismételten tájékoztatni.
Ezek a funkciók elsőre csupán érdekességnek tűnhetnek, de ha ezen számok szem előtt tartásával csak egy órával több fókuszált munkát érünk el, az már pontosan egy órával több, amit felesleges túlóra helyett például magunkra tudunk fordítani.
Amennyiben szeretnél többet megtudni az Office 365 szolgáltatásairól látogass el Office 365 képzéseink valamelyikére.
